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KI in der Immobilienverwaltung: Anwendungen und Leitplanken

Was KI bei einem Übergabeprotokoll oder in der Bestandsverfolgung wirklich leistet, womit Sie beginnen, was Sie prüfen und welche Fehler Sie vermeiden.

Das homePad-Team·5. Januar 2026

In den Tools der Immobilienfachleute dient künstliche Intelligenz heute dazu, ein Foto zu lesen, eine Stimme zu transkribieren, einen Text zu verfassen und eine Kostenschätzung vorzuschlagen. Sie ersetzt weder die Begehung noch das Urteil der Person, die sie durchführt. Sie bereitet einen Entwurf vor, den die Fachperson korrigiert und bestätigt. Richtig eingesetzt, verringert sie den Erfassungsaufwand und macht die Berichte von einem Mitarbeitenden zum anderen einheitlicher. Falsch eingesetzt, erzeugt sie Feststellungen, die niemand wirklich gegengelesen hat. So führen Sie sie Schritt für Schritt in einer Agentur, einer Immobilienverwaltung oder einer Immobiliengesellschaft ein.

Was KI heute leistet, und wo ihre Grenzen liegen

Vor Ort lassen sich die gängigen Anwendungen in vier Gruppen einteilen:

• Erkennen, was auf einem Foto zu sehen ist: ein Heizkörper, ein Fenster, ein Riss, ein Fleck
• Transkribieren, was Sie diktieren, damit die Beobachtung geschrieben wird, während Sie den Raum betrachten
• Verfassen eines ersten Entwurfs: eine Beschreibung, die Zusammenfassung eines Berichts, eine Liste der Arbeiten
• Beziffern einer Grössenordnung anhand der festgestellten Mängel

In allen Fällen ist das Ergebnis ein Vorschlag. Die KI kennt weder die Vorgeschichte der Wohnung noch den Mietvertrag, noch das, was mit dem Bewohner vereinbart wurde. Sie kann einen Schatten für einen Fleck halten, ein Element übersehen, das ausserhalb des Bildausschnitts geblieben ist, oder ein Wort falsch verstehen, das in einem lauten Treppenhaus diktiert wurde. Sie entscheidet auch keine Rechtsfragen. In Frankreich zum Beispiel bleibt es eine Einschätzung der Fachperson, eine Beschädigung von der altersbedingten Abnutzung zu unterscheiden, also vom Verschleiss durch Zeit und normalen Gebrauch. In der Schweiz, in Belgien und in Luxemburg gelten andere Regeln, die vor Ort zu prüfen sind.

Mit einer einzigen Anwendung beginnen

Wer alle Funktionen auf einmal einführt, erfährt nicht, welche davon wirklich nützt. Wählen Sie zuerst die Aufgabe, die sich in Ihren Teams am häufigsten wiederholt und deren Ergebnis sich auf einen Blick kontrollieren lässt, und gehen Sie dann in dieser Reihenfolge vor.

Testen Sie jede Anwendung an einigen repräsentativen Objekten, mit zwei oder drei freiwilligen Mitarbeitenden, bevor Sie sie ausweiten.

Die Bestätigung durch den Menschen organisieren

Die Regel ist einfach: Nichts geht an einen Mieter, einen Eigentümer oder einen Dienstleister, ohne dass die Person, die die Begehung durchgeführt hat, es gegengelesen hat. Legen Sie fest, was dieses Gegenlesen abdecken muss:

• die Liste der Elemente jedes Raums, ohne Lücke und ohne Doppelnennung
• den Zustand, der jedem Element zugewiesen wurde, und das verwendete Vokabular
• die Verknüpfung zwischen jedem Foto und der Beobachtung, die es veranschaulicht
• die Mengen und Flächen, die in einen Instandstellungsbericht übernommen wurden
• jeden Satz, der dem Bewohner eine Verantwortung zuweist

Entscheiden Sie auch, wer unterschreibt. Der Bericht verpflichtet das Unternehmen, nicht das Tool. Eine Feststellung, die generiert und dann ohne Gegenlesen unterschrieben wurde, lässt sich im Streitfall schlecht verteidigen.

Prüfen, wohin die Daten gehen

Die Fotos einer bewohnten Wohnung, die Stimme eines Mitarbeitenden und der Name eines Mieters sind personenbezogene Daten. In der Europäischen Union gilt die DSGVO für ihre Verarbeitung durch eine KI wie für jede andere Verarbeitung. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, stellen Sie seinem Anbieter vier Fragen:

• wo die Daten verarbeitet werden, auf dem Gerät oder auf einem Server, und in welchem Land
• ob sie zum Trainieren von Modellen verwendet werden, und wie man dem widersprechen kann
• wie lange sie aufbewahrt werden
• welcher Auftragsverarbeitungsvertrag den Dienst regelt

Tragen Sie diese Verarbeitung anschliessend in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein und aktualisieren Sie die Information, die Sie den Bewohnern geben.

Die häufigsten Fehler

Schätzung und Offerte verwechseln. Ein von der KI vorgeschlagener Kostenbetrag dient dazu, einen Entscheid vorzubereiten. Er verpflichtet keinen Dienstleister und rechtfertigt für sich allein keinen Abzug von einer Mietkaution.

Die Aufnahme vernachlässigen. Ein dunkles, unscharfes oder zu weit gefasstes Foto ergibt eine mittelmässige Erkennung.

Das Vokabular auseinanderdriften lassen. Wenn jeder andere Formulierungen bestätigt, sind die Berichte von einer Begehung zur nächsten nicht mehr vergleichbar, und die Nachverfolgung des Bestands leidet darunter: Gleich strukturierte Daten lassen sich vergleichen, Freitexte nicht.

Nichts messen. Erheben Sie Ihre eigenen Zahlen vorher und nachher: Zeitaufwand pro Bericht, Anzahl der Korrekturen beim Gegenlesen, eingegangene Beanstandungen. Sie sind mehr wert als die Versprechen eines Anbieters.

Zu früh zu weit zielen. Der vorausschauende Unterhalt oder der digitale Zwilling setzen eine Historie verlässlicher Daten voraus. Beginnen Sie damit, diese Daten zu erzeugen.

Was homePad bietet

Die mobile App von homePad enthält KI-Funktionen, die auf einem Grundsatz beruhen: Die KI schlägt vor, die Fachperson bestätigt. Sie erkennt die Elemente und Mängel anhand der Fotos, schreibt die diktierten Beobachtungen, führt Sprachbefehle aus, bereitet einen Instandstellungsbericht vor, fasst die Berichte zusammen und schlägt eine Schätzung der Kosten der Arbeiten vor. Jeder Vorschlag muss von der Fachperson gegengelesen und bestätigt werden.

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