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RGPD en gestión de alquileres: la checklist del profesional
Registro, minimización, plazos de conservación, derechos de las personas, encargados del tratamiento: qué comprobar para tratar los datos de alquiler.
El equipo de homePad
Un expediente de candidatura, un contrato de alquiler, un informe de estado del inmueble y sus fotos, una solicitud de intervención: la gestión inmobiliaria se basa en datos personales. En la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica a todo profesional que los trate. Esta lista de verificación propone un orden de trabajo. Es una guía práctica, no un asesoramiento jurídico: para una situación concreta, diríjase a su autoridad de protección de datos o a un asesor jurídico.
Inventariar los tratamientos y llevar el registro
Empiece por la lista de lo que usted hace con los datos: selección de los candidatos, gestión de los contratos de alquiler, informes de estado del inmueble, intervenciones, contabilidad, prospección comercial. Para cada tratamiento, el registro de actividades de tratamiento indica su finalidad, las categorías de interesados y de datos, los destinatarios, el plazo de conservación y las medidas de seguridad. Una agencia o un despacho de administración de fincas trata estos datos de forma habitual: por tanto, el registro debe llevarse, sea cual sea el tamaño de la organización.
- cada tratamiento tiene una finalidad escrita y una base jurídica, por lo general la ejecución del contrato o una obligación legal, a veces el interés legítimo, más raramente el consentimiento
- una persona se encarga del registro y lo actualiza con cada nueva herramienta
Recoger menos, conservar menos tiempo
El principio de minimización prohíbe pedir un dato «por si acaso». En Francia, la lista de los documentos justificativos que un arrendador puede exigir a un candidato a inquilino y a su fiador está fijada por un decreto de 5 de noviembre de 2015: no puede reclamarse ningún otro documento.
El RGPD no fija ningún plazo en cifras. Impone no conservar los datos más tiempo del que exige la finalidad. Le corresponde a usted fijar un plazo por categoría, ponerlo por escrito y, sobre todo, aplicarlo.
- las fotos de un informe de estado del inmueble muestran la vivienda y sus defectos, no a los ocupantes, sus documentos o sus objetos personales
- los comentarios libres no contienen ni juicios sobre las personas, ni información sobre su salud, sus opiniones o su origen
- los expedientes de los candidatos no seleccionados se suprimen una vez adjudicado el alquiler
- los datos de un contrato de alquiler se conservan mientras dura y después se archivan con acceso restringido durante el tiempo que exija un posible litigio o una obligación legal
- se realiza una purga en una fecha fija, aplicaciones de mensajería y teléfonos incluidos
Informar a las personas y responder a sus solicitudes
En el momento de la recogida, cada persona debe saber quién trata sus datos, con qué fin, sobre qué base, quién los recibe, durante cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer sus derechos. Estos derechos son el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación, la oposición y la portabilidad. En principio, usted dispone de un mes para responder a una solicitud.
- una cláusula informativa figura en los formularios, los contratos de alquiler, los informes de estado del inmueble y el sitio web
- una dirección de contacto está reservada a estas solicitudes y alguien la revisa
- un procedimiento indica quién responde y cómo se verifica la identidad del solicitante
Proteger los datos y regular a los encargados del tratamiento
La seguridad se juega tanto en los dispositivos que se usan sobre el terreno como en los servidores: tabletas y teléfonos bloqueados, cuentas individuales, derechos de acceso limitados a lo que cada uno necesita, copias de seguridad. Todo proveedor que trate datos por cuenta de usted, ya sea un desarrollador de software, un proveedor de alojamiento o un centro de llamadas, es un encargado del tratamiento en el sentido del RGPD. Un contrato debe prever que solo actúa siguiendo las instrucciones de usted y precisar las medidas de seguridad, el recurso a otros encargados del tratamiento y el destino de los datos al término del contrato.
- hay un contrato de encargo del tratamiento firmado con cada proveedor y se conoce el lugar de alojamiento de los datos
- las cuentas de los colaboradores se cierran el día de su salida
- toda violación de la seguridad de los datos se registra y, si supone un riesgo para las personas, se notifica a la autoridad de control a más tardar 72 horas después de haberla descubierto
- los colaboradores reciben formación a su llegada y después de forma periódica
Saber cuándo ir más allá
Una evaluación de impacto relativa a la protección de datos es obligatoria antes de poner en marcha un tratamiento que pueda entrañar un alto riesgo para las personas. En Francia, la CNIL publica la lista de los tipos de tratamientos para los que se exige: compruebe si los suyos figuran en ella. La designación de un delegado de protección de datos solo es obligatoria en determinados casos, en particular para los organismos públicos y para las organizaciones cuya actividad principal es una observación habitual y sistemática de las personas a gran escala, o un tratamiento a gran escala de datos sensibles. En los demás casos, designe al menos a una persona de referencia.
Las multas administrativas pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual mundial, y se aplica el importe más elevado.
El RGPD se aplica en Francia, en Bélgica y en Luxemburgo, y cada uno de estos países tiene su autoridad de control y normas nacionales complementarias. Suiza tiene su propia ley federal de protección de datos. Compruebe localmente el marco que se aplica.
Lo que aporta homePad
homePad aloja los datos de sus clientes en Europa. Los informes, sus fotos con sello de tiempo y sus firmas electrónicas se centralizan en una misma plataforma, lo que evita dispersarlos entre teléfonos, aplicaciones de mensajería y carpetas compartidas.
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