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État des lieux numérique : le guide pratique complet

Ce que le droit français exige d'un état des lieux, la méthode pour le réaliser sur tablette pièce par pièce et les erreurs qui le fragilisent.

L'équipe homePad·15 décembre 2025

Un état des lieux sert à une seule chose : pouvoir comparer, le jour de la sortie, l'état du logement avec celui du jour de l'entrée. Une description vague, une photo sans date ou un document jamais remis affaiblissent le dossier du bailleur comme celui du locataire. Le numérique ne change pas cette logique : il la rend plus facile à tenir, à condition de s'organiser. Ce guide reprend ce que le droit français exige, puis la méthode à suivre.

Ce que le droit français exige

En France, la loi du 6 juillet 1989 prévoit qu'un état des lieux est établi à la remise des clés puis à leur restitution, contradictoirement et à l'amiable par les parties ou par un tiers qu'elles mandatent, et qu'il est joint au bail. Depuis la loi Alur de 2014, ses modalités sont fixées par décret : c'est le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, qui vise les logements loués à usage de résidence principale.

Ce décret admet expressément la forme électronique : l'état des lieux est établi sur papier ou sous forme électronique, puis remis à chaque partie, en main propre ou par voie dématérialisée, au moment de la signature. Il comporte au moins :

• le type d'état des lieux, entrée ou sortie, et sa date
• la localisation du logement
• le nom des parties et le domicile ou le siège du bailleur, ainsi que le nom des personnes mandatées s'il y en a
• les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie, quand le logement en a
• le détail et la destination des clés et des autres moyens d'accès
• pour chaque pièce, la description précise de l'état des sols, des murs, des plafonds, des équipements et des éléments du logement
• la signature des parties ou de leurs mandataires

À la sortie s'ajoutent l'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire et la date de l'état des lieux d'entrée. La forme des deux documents doit permettre de les comparer. En Suisse, en Belgique et au Luxembourg, le cadre est différent et doit être vérifié localement.

Préparer la visite au bureau

Un état des lieux se prépare avant de partir :

• créez le bien et sa trame de pièces, ou reprenez celle de l'entrée pour une sortie
• vérifiez l'identité des parties, les mandats éventuels et les adresses électroniques d'envoi du document
• chargez la tablette et synchronisez les données, car une cave ou un parking n'ont pas toujours de réseau
• fixez le rendez-vous de jour, dans un logement vide et propre si possible

Décrire et photographier pièce par pièce

Adoptez un sens de visite et gardez-le : l'entrée, puis chaque pièce en tournant dans le même sens, du sol au plafond, puis les équipements. Pour chaque élément, notez sa nature, son état et, en cas de défaut, sa localisation et son étendue. « Mur gauche, peinture blanche, deux trous de cheville rebouchés près de la fenêtre » se compare. « Bon état général » ne se compare pas.

Utilisez une échelle d'états courte, partagée par toute l'équipe, et un vocabulaire fixe. Faites fonctionner les équipements au lieu de les regarder : robinets, chasse d'eau, volets, plaques de cuisson, interphone. Relevez les compteurs et comptez les clés en présence du locataire.

Une photo utile montre un élément identifiable et se rattache à la ligne du rapport qu'elle documente. Prenez une vue d'ensemble de chaque pièce, puis un plan rapproché de chaque défaut, avec un repère d'échelle si sa taille compte. Évitez de cadrer des personnes, des papiers ou des objets personnels : vous n'avez pas besoin de ces données.

Signer, remettre le document et tenir les délais

Relisez le document avec le locataire avant la signature et inscrivez ses réserves. Chaque partie reçoit son exemplaire au moment où elle signe. En France, le locataire peut encore demander que l'état des lieux d'entrée soit complété dans les dix jours qui suivent son établissement et, pour les éléments de chauffage, pendant le premier mois de la période de chauffe. Prévoyez comment ces demandes sont reçues et traitées.

À la sortie, le droit français fait courir le délai de restitution du dépôt de garantie à partir de la remise des clés : un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois dans le cas contraire. Les sommes retenues doivent être justifiées. Le décret de 2016 définit la vétusté comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal : les réparations qu'elle occasionne ne sont pas à la charge du locataire. Les parties peuvent convenir d'une grille de vétusté dès la signature du bail.

Les erreurs qui fragilisent un état des lieux

Changer de trame entre l'entrée et la sortie. La comparaison devient un travail d'interprétation.

Écrire des appréciations au lieu de faits. « Propre », « correct » ou « usé » n'ont pas le même sens pour tout le monde.

Oublier les annexes. Cave, parking, boîte aux lettres, balcon et détecteur de fumée font partie de la visite.

Ce que homePad apporte

L'application mobile homePad sert à réaliser ces états des lieux : rapports guidés sur tablette ou téléphone, photos horodatées, signature électronique, mode hors-ligne, rapports PDF automatiques et comparatif entre l'entrée et la sortie.

• état des lieux
• numérique
• gestion locative
• dépôt de garantie