Praktische gids5 min leestijd

Digitale plaatsbeschrijving: de volledige praktische gids

Wat het Franse recht van een plaatsbeschrijving eist, de methode om ze ruimte per ruimte op tablet op te stellen en de fouten die ze verzwakken.

Het homePad-team·15 december 2025

Een plaatsbeschrijving dient maar één doel: op de dag van de uittrede de staat van de woning kunnen vergelijken met die op de dag van de intrede. Een vage beschrijving, een foto zonder datum of een document dat nooit is overhandigd, verzwakt het dossier van de verhuurder evenzeer als dat van de huurder. Digitaal werken verandert die logica niet: het maakt ze gemakkelijker vol te houden, op voorwaarde dat u zich organiseert. Deze gids overloopt wat het Franse recht eist en daarna de te volgen methode.

Wat het Franse recht eist

In Frankrijk bepaalt de wet van 6 juli 1989 dat een plaatsbeschrijving wordt opgesteld bij de overhandiging van de sleutels en daarna bij de teruggave ervan, op tegenspraak en in der minne door de partijen of door een derde die zij daartoe machtigen, en dat ze bij de huurovereenkomst wordt gevoegd. Sinds de wet Alur van 2014 worden de nadere regels bij decreet vastgelegd: het gaat om decreet nr. 2016-382 van 30 maart 2016, dat betrekking heeft op woningen die als hoofdverblijfplaats worden verhuurd.

Dat decreet laat de elektronische vorm uitdrukkelijk toe: de plaatsbeschrijving wordt op papier of in elektronische vorm opgesteld en daarna aan elke partij overhandigd, persoonlijk of langs elektronische weg, op het ogenblik van de ondertekening. Ze bevat ten minste:

• het type plaatsbeschrijving, intrede of uittrede, en de datum ervan
• de ligging van de woning
• de naam van de partijen en de woonplaats of de zetel van de verhuurder, alsook de naam van de gemachtigde personen als die er zijn
• de meterstanden van de individuele water- en energiemeters, als de woning die heeft
• de gedetailleerde opgave en de bestemming van de sleutels en van de andere toegangsmiddelen
• voor elke ruimte, de nauwkeurige beschrijving van de staat van de vloeren, de muren, de plafonds, de uitrustingen en de elementen van de woning
• de handtekening van de partijen of van hun gemachtigden

Bij de uittrede komen daar het adres van de nieuwe woonplaats of van de verblijfplaats van de huurder en de datum van de plaatsbeschrijving bij intrede bij. De vorm van beide documenten moet het mogelijk maken ze te vergelijken. In Zwitserland, België en Luxemburg is het kader anders en moet het ter plaatse worden nagegaan.

Het bezoek op kantoor voorbereiden

Een plaatsbeschrijving bereidt u voor vóór u vertrekt:

• maak het pand en zijn structuur van ruimtes aan, of neem voor een uittrede die van de intrede over
• controleer de identiteit van de partijen, de eventuele volmachten en de e-mailadressen waarnaar het document wordt verzonden
• laad de tablet op en synchroniseer de gegevens, want in een kelder of een parking is er niet altijd netwerk
• leg de afspraak overdag vast, indien mogelijk in een lege en schone woning

Ruimte per ruimte beschrijven en fotograferen

Kies een looprichting en houd u eraan: de inkomhal, daarna elke ruimte waarbij u steeds in dezelfde richting ronddraait, van vloer tot plafond, en daarna de uitrustingen. Noteer voor elk element de aard, de staat en, bij een gebrek, de plaats en de omvang ervan. “Linkermuur, witte verf, twee opgevulde pluggaten bij het raam” kan worden vergeleken. “Algemeen goede staat” kan niet worden vergeleken.

Gebruik een korte schaal om de staat aan te duiden, die het hele team deelt, en een vaste woordenschat. Laat de uitrustingen werken in plaats van ernaar te kijken: kranen, toiletspoeling, luiken, kookplaten, intercom. Neem de meterstanden op en tel de sleutels in aanwezigheid van de huurder.

Een nuttige foto toont een herkenbaar element en is gekoppeld aan de regel van het rapport die ze documenteert. Neem een overzichtsfoto van elke ruimte en daarna een close-up van elk gebrek, met een referentie voor de schaal als de grootte ervan van belang is. Vermijd het om personen, papieren of persoonlijke voorwerpen in beeld te brengen: u hebt die gegevens niet nodig.

Ondertekenen, het document overhandigen en de termijnen naleven

Lees het document vóór de ondertekening samen met de huurder na en noteer zijn voorbehouden. Elke partij ontvangt haar exemplaar op het ogenblik dat ze ondertekent. In Frankrijk kan de huurder nog vragen dat de plaatsbeschrijving bij intrede wordt aangevuld binnen tien dagen na de opstelling ervan en, voor de verwarmingselementen, tijdens de eerste maand van het stookseizoen. Leg vast hoe die verzoeken worden ontvangen en behandeld.

Bij de uittrede laat het Franse recht de termijn voor de teruggave van de huurwaarborg lopen vanaf de overhandiging van de sleutels: één maand als de plaatsbeschrijving bij uittrede overeenstemt met die bij intrede, twee maanden in het andere geval. De ingehouden bedragen moeten worden verantwoord. Het decreet van 2016 omschrijft ouderdomsslijtage als de staat van slijtage of achteruitgang die het gevolg is van de tijd of van normaal gebruik: de herstellingen die ze veroorzaakt, zijn niet ten laste van de huurder. De partijen kunnen al bij de ondertekening van de huurovereenkomst een rooster voor ouderdomsslijtage overeenkomen.

De fouten die een plaatsbeschrijving verzwakken

Van structuur veranderen tussen de intrede en de uittrede. De vergelijking wordt dan interpretatiewerk.

Beoordelingen schrijven in plaats van feiten. “Schoon”, “in orde” of “versleten” betekenen niet voor iedereen hetzelfde.

De aanhorigheden vergeten. Kelder, parking, brievenbus, balkon en rookmelder horen bij het bezoek.

Wat homePad bijdraagt

De mobiele applicatie van homePad dient om deze plaatsbeschrijvingen op te stellen: begeleide rapporten op tablet of telefoon, foto's met tijdstempel, elektronische handtekening, offlinemodus, automatische PDF-rapporten en vergelijking tussen intrede en uittrede.

• plaatsbeschrijving
• digitaal
• huurbeheer
• huurwaarborg