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Digitales Übergabeprotokoll: der komplette Praxisleitfaden

Was das französische Recht von einem Übergabeprotokoll verlangt, wie Sie es Raum für Raum auf dem Tablet erstellen und welche Fehler es schwächen.

Das homePad-Team·15. Dezember 2025

Ein Übergabeprotokoll dient einem einzigen Zweck: am Tag des Auszugs den Zustand der Wohnung mit jenem am Tag des Einzugs vergleichen zu können. Eine vage Beschreibung, ein Foto ohne Datum oder ein nie ausgehändigtes Dokument schwächen das Dossier des Vermieters ebenso wie das des Mieters. Die Digitalisierung ändert nichts an dieser Logik: Sie macht es leichter, ihr zu folgen, sofern man sich organisiert. Dieser Leitfaden geht zuerst darauf ein, was das französische Recht verlangt, und dann auf die Methode, der Sie folgen sollten.

Was das französische Recht verlangt

In Frankreich sieht das Gesetz vom 6. Juli 1989 vor, dass ein Übergabeprotokoll bei der Schlüsselübergabe und dann bei der Rückgabe der Schlüssel erstellt wird, in Anwesenheit beider Parteien und einvernehmlich, durch die Parteien selbst oder durch einen von ihnen beauftragten Dritten, und dass es dem Mietvertrag beigefügt wird. Seit dem Alur-Gesetz von 2014 werden die Einzelheiten per Dekret festgelegt: Es ist das Dekret Nr. 2016-382 vom 30. März 2016, das für Wohnungen gilt, die als Hauptwohnsitz vermietet werden.

Dieses Dekret lässt die elektronische Form ausdrücklich zu: Das Übergabeprotokoll wird auf Papier oder in elektronischer Form erstellt und dann jeder Partei bei der Unterzeichnung persönlich oder auf elektronischem Weg ausgehändigt. Es enthält mindestens:

• die Art des Übergabeprotokolls, Einzug oder Auszug, und sein Datum
• die Lage der Wohnung
• die Namen der Parteien und den Wohnsitz oder Sitz des Vermieters sowie gegebenenfalls die Namen der beauftragten Personen
• die Stände der individuellen Wasser- und Energiezähler, wenn die Wohnung solche hat
• die Aufstellung der Schlüssel und der übrigen Zugangsmittel mit ihrer Bestimmung
• für jeden Raum die genaue Beschreibung des Zustands der Böden, der Wände, der Decken, der Ausstattung und der Elemente der Wohnung
• die Unterschrift der Parteien oder ihrer Bevollmächtigten

Beim Auszug kommen die Adresse des neuen Wohnsitzes oder der Unterkunft des Mieters und das Datum des Einzugsprotokolls hinzu. Die Form der beiden Dokumente muss ihren Vergleich ermöglichen. In der Schweiz, in Belgien und in Luxemburg ist der Rahmen ein anderer und muss vor Ort geprüft werden.

Die Begehung im Büro vorbereiten

Ein Übergabeprotokoll wird vorbereitet, bevor man aufbricht:

• Legen Sie das Objekt und seine Raumstruktur an, oder übernehmen Sie für einen Auszug jene des Einzugs
• Prüfen Sie die Identität der Parteien, allfällige Vollmachten und die E-Mail-Adressen für den Versand des Dokuments
• Laden Sie das Tablet und synchronisieren Sie die Daten, denn ein Keller oder eine Tiefgarage hat nicht immer Netz
• Vereinbaren Sie den Termin bei Tageslicht, wenn möglich in einer leeren und sauberen Wohnung

Raum für Raum beschreiben und fotografieren

Legen Sie eine Richtung für die Begehung fest und behalten Sie sie bei: der Eingang, dann jeder Raum, immer in derselben Drehrichtung und vom Boden bis zur Decke, dann die Ausstattung. Notieren Sie zu jedem Element seine Art, seinen Zustand und, bei einem Mangel, dessen Lage und Ausmass. «Linke Wand, weisser Anstrich, zwei zugespachtelte Dübellöcher beim Fenster» lässt sich vergleichen. «Allgemein guter Zustand» lässt sich nicht vergleichen.

Verwenden Sie eine kurze Zustandsskala, die das ganze Team teilt, und ein festes Vokabular. Probieren Sie die Ausstattung aus, statt sie nur anzusehen: Wasserhähne, WC-Spülung, Fensterläden, Kochfelder, Gegensprechanlage. Lesen Sie die Zähler ab und zählen Sie die Schlüssel im Beisein des Mieters.

Ein nützliches Foto zeigt ein erkennbares Element und ist der Zeile des Berichts zugeordnet, die es dokumentiert. Machen Sie von jedem Raum eine Gesamtansicht und dann von jedem Mangel eine Nahaufnahme, mit einem Grössenvergleich, wenn seine Grösse eine Rolle spielt. Vermeiden Sie es, Personen, Papiere oder persönliche Gegenstände ins Bild zu nehmen: Sie brauchen diese Daten nicht.

Unterzeichnen, das Dokument aushändigen und die Fristen einhalten

Lesen Sie das Dokument vor der Unterzeichnung mit dem Mieter durch und halten Sie seine Vorbehalte fest. Jede Partei erhält ihr Exemplar in dem Moment, in dem sie unterschreibt. In Frankreich kann der Mieter noch verlangen, dass das Einzugsprotokoll innert zehn Tagen nach seiner Erstellung ergänzt wird, und für die Heizungselemente während des ersten Monats der Heizperiode. Legen Sie fest, wie diese Anträge entgegengenommen und bearbeitet werden.

Beim Auszug lässt das französische Recht die Frist für die Rückzahlung der Mietkaution ab der Rückgabe der Schlüssel laufen: ein Monat, wenn das Auszugsprotokoll mit dem Einzugsprotokoll übereinstimmt, andernfalls zwei Monate. Die einbehaltenen Beträge müssen belegt werden. Das Dekret von 2016 definiert die altersbedingte Abnutzung («vétusté») als den Zustand der Abnutzung oder Verschlechterung, der sich aus der Zeit oder dem normalen Gebrauch ergibt: Die Reparaturen, die sie verursacht, gehen nicht zulasten des Mieters. Die Parteien können bereits bei der Unterzeichnung des Mietvertrags eine Abnutzungstabelle vereinbaren.

Die Fehler, die ein Übergabeprotokoll schwächen

Zwischen Einzug und Auszug die Struktur wechseln. Der Vergleich wird zur Auslegungsarbeit.

Wertungen statt Fakten schreiben. «Sauber», «in Ordnung» oder «abgenutzt» bedeuten nicht für alle dasselbe.

Die Nebenbereiche vergessen. Keller, Parkplatz, Briefkasten, Balkon und Rauchmelder gehören zur Begehung.

Was homePad bringt

Die mobile App von homePad dient dazu, diese Übergabeprotokolle zu erstellen: geführte Berichte auf Tablet oder Smartphone, Fotos mit Zeitstempel, elektronische Signatur, Offline-Modus, automatische PDF-Berichte und Vergleich zwischen Einzug und Auszug.

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• Mietkaution