Ottimizzazione4 min di lettura
Gestione degli interventi: dalla richiesta alla chiusura
Un metodo per centralizzare le richieste di intervento, qualificarle, seguire i fornitori fino alla chiusura e mantenere il controllo dei costi.
Il team homePad
Una perdita segnalata per telefono, un preventivo ricevuto per email, un appuntamento fissato via SMS, una fattura che arriva tre settimane dopo: uno stesso intervento finisce presto per essere seguito in quattro posti diversi. Il costo di questo disordine non compare nelle fatture dei fornitori. Si nasconde nei solleciti, negli spostamenti inutili e nelle richieste dimenticate. Il metodo che segue vale qualunque sia lo strumento, dal foglio di calcolo al software specializzato.
Centralizzare tutte le richieste
Finché le richieste arrivano da più canali senza essere registrate nello stesso posto, nessuno sa quante siano aperte. Stabilite un punto di ingresso unico o, in mancanza, un registro unico in cui ogni richiesta viene inserita il giorno stesso, qualunque sia il canale. Una richiesta utilizzabile contiene sempre:
- l'immobile e la stanza interessati
- la descrizione del problema da parte dell'occupante, con una foto
- la data della segnalazione e il nome della persona che l'ha effettuata
- i recapiti e le disponibilità per accedere all'alloggio
Senza foto né localizzazione, serve spesso un primo spostamento solo per capire il problema.
Qualificare: l'urgenza e l'onere della riparazione
Due questioni vanno risolte prima di chiamare un fornitore.
La prima è l'urgenza. Definite tre o quattro livelli, scritti e noti a tutto il team: pericolo per le persone o danno in corso, alloggio privo di una dotazione essenziale, disagio senza aggravamento, lavori di comfort. A ogni livello corrisponde un termine di presa in carico che vi impegnate a rispettare.
La seconda è sapere chi si fa carico della riparazione. In Francia, per un alloggio locato come residenza principale, la legge del 6 luglio 1989 pone a carico dell'inquilino la manutenzione ordinaria e le riparazioni locative, definite da un decreto del 26 agosto 1987, salvo quando sono dovute alla vetustà, a un difetto di esecuzione, a un vizio di costruzione, a un caso fortuito o alla forza maggiore. Le altre riparazioni spettano al locatore. Decidere questo punto fin dalla qualificazione evita di ordinare lavori di cui nessuno vuole pagare la fattura. Le regole sono diverse in Svizzera, in Belgio e in Lussemburgo: verificate quelle che si applicano all'immobile.
Ordinare per iscritto e seguire fino alla chiusura
Il fornitore deve ricevere per iscritto ciò che vi aspettate da lui: l'indirizzo e le modalità di accesso, la descrizione e le foto, i limiti del suo intervento, l'importo oltre il quale è richiesto un preventivo e il termine atteso. Concordate con ogni proprietario, nel mandato o per iscritto, la soglia al di sotto della quale ordinate senza consultarlo. Al di sopra, chiedete un preventivo, e più di uno per i lavori importanti. Conservate l'accordo del proprietario insieme alla pratica.
Un intervento passa poi attraverso stati semplici: ricevuto, qualificato, ordinato, pianificato, eseguito, controllato, fatturato, chiuso. Ogni richiesta aperta ha un responsabile e una prossima scadenza. Passate in rassegna ogni settimana quelle che non sono avanzate.
Informate l'occupante a ogni cambio di stato: è il modo più semplice per evitare le telefonate di sollecito. Chiudete solo dopo un controllo, come minimo una foto del lavoro terminato e la conferma dell'occupante. Confrontate infine la fattura con il preventivo prima di convalidarla.
Anticipare i lavori nati da un verbale di consegna in uscita
Una parte degli interventi nasce da un verbale di consegna in uscita, e in quel caso i tempi sono stretti. In Francia, il deposito cauzionale deve essere restituito entro un mese dalla riconsegna delle chiavi se il verbale di consegna in uscita è conforme a quello in ingresso, entro due mesi in caso contrario, e ogni trattenuta deve essere giustificata. I preventivi o le fatture su cui si fonda una trattenuta vanno quindi richiesti fin dall'uscita, non alla fine del secondo mese.
Conservate per ogni immobile lo storico degli interventi, con le date, le foto e le fatture. Serve a rispondere a un proprietario, a valutare la vetustà di una dotazione e a individuare i guasti che si ripetono.
Misurare, e correggere gli errori comuni
Tre indicatori bastano per iniziare: il tempo tra la segnalazione e la chiusura per ogni livello di urgenza, il numero di richieste aperte da più di un mese, il costo per immobile e per tipo di intervento. Rilevateli prima di cambiare organizzazione, poi a intervalli regolari. Le vostre cifre sono l'unica base di confronto affidabile.
Quattro errori ricorrono spesso.
Ordinare per telefono, senza nulla di scritto. In caso di disaccordo sul prezzo o sull'entità dei lavori, non resta alcuna traccia.
Chiudere al ricevimento della fattura. Dimostra che il fornitore ha fatturato, non che il guasto è riparato.
Lasciare l'occupante senza notizie. Richiamerà, o si rivolgerà al proprietario.
Trattare ogni richiesta come un caso isolato. Tre interventi sulla stessa caldaia costituiscono un'unica questione: riparare ancora, o sostituire.
Ciò che homePad offre
homePad Resolve riunisce le richieste di intervento in uno spazio comune a occupanti, gestori e fornitori. Gli occupanti segnalano un guasto da un'applicazione web, il gestore convalida la richiesta, gestisce i preventivi e segue l'intervento. Il monitoraggio avviene in tempo reale e l'archiviazione è automatica. Le dashboard di homePad riprendono il monitoraggio degli interventi a livello del parco immobiliare.
- interventi
- riparazioni
- gestione delle locazioni
- fornitori